Programas de gestión de taller y ficha de inventario software

 Si quiero gestionar el trabajo de un SAT (Servicio de Asistencia Técnica), necesito software específico para controlar:

-El stocK y piezas disponibles, sean para reparación o venta

-Las reparaciones hechas por los técnicos

-Las horas de trabajo efectivo de los técnicos

Puedes tener programas hechos a medida, creados por una empresa, pero tendrías los siguientes inconvenientes:

-Es el "programador" quien controla el funcionamiento del programa, si quieres hacer cambios en un futuro, no podrías, porque suelen ser programas "en alquiler" o que tienen contrato de permanencia con ellos

-Si la empresa cierra, como el "código fuente" (estructura interna del programa, a nivel "texto", con los códigos de programación visibles) es de la empresa, no tienen porqué facilitarlo, por lo que tendrías que "migrar" a otro programa (así que deberías tener en cuenta que el programa tendría que disponer de alguna función para "exportar" datos, sea en formato Excel, Access o similares)

¿Cómo funciona una Base de Datos?

Una BBDD se compone de datos, repartidos en "tablas" (áreas con la información completa de, por ejemplo, un cliente: nombre, apellidos, teléfono, nº de cliente, DNI.....).

Cada uno de esos datos se denomina "CAMPO" (apartado) y todos los datos de un cliente se guardarían en una fila de datos llamada "registro" (no confundir con la agrupación de parámetros internos de Windows donde se guardan la ubicación de los programas instalados, licencias y seriales, preferencias del usuario a nivel de configuración de pantalla, sistema, etc y como no, qué programas abren ciertos archivos)

Una BBDD se crea para poder catalogar, clasificar y organizar tu información. Por ello, tendrás:

-Consultas: sólo tienes que introducir un dato (p.ej. el código o referencia del cliente) para poder ver una selección de datos previamente creada (ya establecida). De esa forma tan sencilla, puedo acceder a la lista de compras realizadas por ese cliente, organizarlo por fechas, importes, empresa de entrega, etc.

-Formularios: son apartados "gráficos" (mucho más vistosos, que ya conoces de internet), donde te piden datos concretos y elegidos a partir de una o más tablas. Por ejemplo, me voy a una cita médica, nos piden nuestro nº de tarjeta sanitaria y con ese dato ya saben nuestro nombre, apellido, fecha de nacimiento, teléfono, etc, por lo que NO necesitan añadirlos cada vez que vas a una consulta, porque son datos que el programa puede "rescatar", agilizando el trabajo y sobre todo, evitando errores (DNI siempre debería ponerse de la misma: 78736500W , no es lo mismo que 78736500-W, de ahí que las facturas o referencias creadas, tengan que seguir siempre el mismo "patrón")

-Informes: permiten "mostrar, extraer" datos a partir de una tabla, consulta o formulario que ya exista. No es para añadir datos, partes de unos datos que ya están introducidos y quieres prepararlos para mostrar en pantalla o imprimir, ya que pueden ser grandes cantidades de datos

En informática, usamos el concepto de "arrastrar y soltar", consiste en hacer clic sobre un elemento y sin dejar de presionar (soltar) ese botón, lo dejamos "caer" en una carpeta. El sistema operativo qué estamos haciendo y nos permite "mover" información de un sitio "A" a un sitio "B". En cambio, si es para copiar a un copiar a un pendrive, este procedimiento no "mueve" el dato de sitio, "entiende" que deseamos tener un duplicado, NO necesariamente cambiar el dato de ubicación.

Siempre que trabajemos con una BBDD, podemos tener la necesidad de incluir "objetos", lo que se denomina "INCRUSTAR" archivos dentro de una base de datos. Ese tipo de elementos NO se deben usar así, porque la BBDD aumenta de tamaño, consumiendo mucho más espacio y sobre todo, más memoria RAM.

Ese tipo de objetos vinculados se conoce como tecnología "OLE" (elemento vinculado, no insertado directamente en la BBDD). Con ese sistema, externalizas los archivos, por lo que la BBDD tiene el tamaño justo y necesario, además de que si actualizas la foto o dato, la BBDD mostrará automáticamente el archivo actual (no necesitas hacer nada especial dentro de Access o similares, el programa "lee" el nuevo archivo y pone automáticamente la última versión).

Toda BBDD necesita un dato único que no se repita, al que llama "campo clave". Si es un cliente, no se debería utilizar el DNI, porque si un día crea una empresa y utiliza el CIF de esa Empresa, no tendrías "vinculadas" esas nuevas compras a ese cliente y sobre todo, si la persona vende la empresa, no quieres que esas nuevas compras sean visibles para esa persona. 

Un coche, si se vende, tiene que tener un dato propio que NUNCA cambie, a pesar de que pueda tener diferentes dueños, debe tener una referencia única (Bastidor), pero podemos indicar el dueño actual para que, al buscarlo, nos aparezca en una nueva matriculación (las referencias de matrícula anterior NO se borran, ya que tiene que existir un histórico de quién tuvo ese coche, multas previas, posibles embargos, etc).

Ese campo clave NO puede repetirse y podría tener un tipo de categoría especial, llamada "Autonumérico". Esto es interesante para facturas, porque al ir introduciendo diferentes compras, evitas duplicados o errores en la gestión. Como es de suponer, si cancelas una factura, la siguiente tendrá el nº correspondiente (el que le tocaría a una nueva factura, NO se usa el que ya se "inició").

Formatos de Access pueden ser .MDB (Microsoft Data Base), pero actualmente es .ACCDB (Access Data Base)

En su momento, podías crear una BBDD externa (que no permitía cambios) y era ideal para que un comercial consultase precios y todas las referencias existentes, pero NO permitías hacer modificaciones. Ese formato aparecía como .MDE (Database externa).

Para poder encontrar un programa específico para empresas de reparaciones informáticas, puedes buscar en Google:

software gestion servicio tecnico informatico

Si quieres ver la ficha detallada de un programa (SGtaller 2.1), puedes ir a:

http://www.intercambiosvirtuales.org/tag/software-para-la-gestion-de-taller-de-servicio-tecnico

Recuerda que si un producto falla antes de 15 días, conviene pedir devolución y volver a comprarlo, porque si no, podrían darte una pieza reparada (que nunca tendría la misma fiabilidad que una nueva, recién salida de fábrica). A partir de ese plazo, queda a criterio de la empresa ver si compensa reparación o por el coste, es preferible poner una pieza nueva.

Piezas que puede compensar reparar:

-Fuentes de alimentación (muchas veces, son fusibles o condensadores que se pueden sustituir y la pieza sigue trabajando correctamente, pero si el valor del tiempo del técnico supera el de la pieza nueva, no compensa repararla)

-Impresoras: si son de tinta, muchas veces se podría sustituir el cabezal, ya que es una pieza fácil de cambiar (salvo excepciones) y si una impresora se averió por una subida de tensión, la parte electrónica (placa base) puede estar tocada, pero el cabezal debería seguir siendo operativo

-Monitores: mismo caso que las fuentes de alimentación, suelen ser siempre problemas de condensadores o fusibles en el circuito de alimentación (sustituible sin tener que tener grandes conocimientos sobre el tema)

-Consolas: en un aparato de este tipo, si es un problema de "luz roja" (caso típico en las XBOX, donde el piloto (LED) de estado cambiaba de verde a rojo, indicando que tenía un problema serio de funcionamiento, casi siempre, debido a problemas de temperatura)

*RMA: Retorno a manufacturador, cuando se devuelve la pieza al distribuidor/mayorista que le vende a las tiendas, para que evalúe si se sustituye por otro (o se repara).

En ciertos casos (p.ej. en un disco duro WD), puede ocurrir que el disco duro esté físicamente bien (no hay errores S.M.A.R.T por lo que Crystal DisK Info, HD Sentinel o incluso HD Tune o la herramienta de WD, no indiquen error), pero al llenarlo, luego te desaparezcan datos. En mi caso, un disco duro de 8 TB, tras llenarlo casi por completo (con 3 gigas libres), al día siguiente, indicaba que tenía 3.25 TB libres, faltando carpetas que se habían copiado el día anterior.

Usando programas como Recuva, sí figuran los datos y son rescatables perfectamente (el dato no se ha sobreescrito), pero el uso de SFC /SCANNOW o CHKDSK (que sí encontró datos mal ubicados, pero NO corrigió el problema), no solucionaron esta incidencia.

Canal oficial de SG Taller:

https://www.youtube.com/channel/UCU1mVa5aQg4C9tZWXjtOxfw

En informática, existen las llamadas "MACROS" (secuencias de códigos o acciones). Por ejemplo:

a) en Word, te permiten asociar una combinación de teclas a una secuencia de acciones (p.ej. pulso CTRL+MAYUS+1, para que haga un ajuste de párrafo a justificado, cambie el tipo de letra así como la separación entre párrafos y me ponga una línea que rodee ese texto , asociando todo eso a una combinación de teclas). Tú le pides "crear macro", comienzas la "grabación" de acciones y le das a terminar cuando hayas hecho los últimos pasos, para especificar la combinación de letras que desencadenarán esos pasos, de forma automática

b) Excel, aquí cambia bastante, porque te permite añadir códigos en lenguaje "VBA" (Visual Basic, similar a JavaScript), para permitir que un botón (o imagen que pongas), cuando la insertas, genere una acción concreta (puede ser "imprimir" esa factura, enviar por correo, añadir una unidad o restarla, calcular un total, etc)

c) En Access, las macros van todavía más lejos, ya que permiten hacer trabajos que Access NO hace por sí mismo, con las herramientas que tiene, usando tecnología SQL (Lenguaje de Peticiones -Queries- a un Servidor), por lo que puedes enviar datos desde Access a una página web, para poder crear una tienda online y procesar pedidos, pagos a proveedores, etc)

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Trabajo práctico a realizar: Hoja de mantenimiento software (inventario de las piezas)

Software instalado ( X , versión previa y versión existente)

x   Java   (6  |  7.1)

Antivirus que se ha instalado (Defender, Avast, Avira, Kaspersky,Nod32, OTROS: ___)

Software ofimático: 

-Acrobat PDF o Sumatra PDF

-Paquete ofimático: Libre _ Open _ Office

Impresora: Marca, Modelo, IP (si no está conectada por cable local), Compartida?

Fecha actual de revisión y de próx.revisión

Firma del técnico y Observaciones (equipo en mal estado -para que se limpie-)